職務経歴書の書き方｜初めての転職で選ぶ様式と職務要約の作り方

ハローワークインターネットサービスが公開している職務経歴書の案内では、職務経歴書の目的は採用担当者に実務能力を伝えることとされています。学歴・職歴・志望動機は履歴書と重なりますが、履歴書の内容を写すだけでは意味がなく、履歴書に書ききれなかった内容を補足してより詳しく記載することが必要だと示されています。

なぜ詳しさが求められるのかは、中途採用の前提から説明できます。ハローワークが公表している職務経歴書の案内では、中途採用では新卒と違って即戦力となる実務能力が求められること、企業は応募者のキャリアを把握し、書類選考の効率化と面接での質問材料にするために職務経歴書を求めることが説明されています。中途採用では職務経歴書が採否の重要な判断材料になるとも書かれています。

ここから、初めて職務経歴書を書くときの方針が決まります。経歴を網羅することより、応募先が必要としている実務能力が、読み手に短時間で伝わる形に整えることが優先です。

記載項目について、ハローワークの案内では「標題」「氏名」「日付」「職務経歴」が必須で、ほかの項目は自由に選べるとされています。一般的には、冒頭部分と職務経歴の下位項目を除いて、全体で3〜6項目程度にまとめるとされており、追加できる項目の例として取得資格、パソコンスキル、活かせる能力、自己PR、志望動機が挙げられています。

書類の様式や提出方法が企業から指定されている場合は、その指定に従ってください。

職務経歴の並べ方には、公的資料で次の型が示されています。

ハローワークの案内では、わからないときは編年体式（古い職務経歴から記載する方法）とすることが示されています。初めての転職で迷ったら、ここから始めるのが安全です。

キャリア式を選ぶ場合の注意点も示されています。職務を類型ごとにまとめると時間の流れが分かりにくくなるため、時系列の「略歴」を併記すると分かりやすくなるとされています。キャリア式にするなら、冒頭に年表形式の略歴を一つ置く、と覚えておいてください。

このほか、類型ごとに分けて時系列で並べる方法や、勤務先ごとに職務内容と実績を記載する方法といったフリースタイルも示されています。企業が指定しない限り様式は自由です。

職種によって書く材料が変わる点も、公的資料に整理されています。営業・販売なら担当内容、営業エリア、人脈、売上と粗利などの実績。製造・建設なら保有する技能、扱える機械、関わった工事の実績。技術・専門職なら研究事項、特許、プロジェクトの成果。事務なら具体的な業務内容、扱えるパソコンのOSやソフト名です。自分の職種の欄を見て、書ける材料を先に書き出しておくと、様式を決めやすくなります。

職務要約は、職務経歴の概要を示す項目です。ハローワークの案内では、見出しに「略歴」「経歴概略」「要約」などを使い、職務経歴の全体像が短時間で伝わるよう、主な経験と強みを簡潔にまとめるとされています。内容が2枚を超える場合は、冒頭に3〜4行の要約を置くことが勧められています。

3〜4行に収めるには、入れる要素を決めておくのが早道です。

1. 何年、どの業界・職種で働いてきたか
2. 担当してきた範囲（どこからどこまでを自分がやっていたか）
3. 応募先の仕事と重なる強みを一つ

この例は3文で、年数・職種・担当範囲・強みが入っています。要約は書類の冒頭に置くため、読み手はここだけを先に読んで、続きを読むかどうかを判断します。固有名詞や数字を詰め込みすぎると、かえって要約として機能しなくなります。

転職回数が多い場合の扱いも示されています。職務内容の共通点をまとめ、アピールできる能力を中心に書くとよいとされています。1社ずつ並べるのではなく、「3社で一貫して◯◯を担当」という軸でまとめる形です。希望職種と関係の薄い職務については、職名だけを書いて省略し、面接で説明できるよう準備するという方法も示されています。

実績は、具体的な事例や数字で示すと分かりやすくなるとされています。公的資料では、具体的な工事例をあげて営業実績を表現する例が挙げられています。

数字が出しにくい職種でも、具体化の手がかりはあります。

部下の指導や育成の経験も、キャリアの一部として書けるとされています。役職がなくても、教える側に立った経験は記載の対象になります。勉強中の資格もアピール材料になり得るとされているため、取得前であっても「学習中」として書いて構いません。

専門用語の扱いにも指定があります。専門用語には読み手向けの説明を括弧書きで添えるとされています。社内でしか通用しない略語や、業界固有の用語は、そのまま書くと読み手に伝わりません。

数字を書くときは、自分が説明できる数字だけにしてください。面接では記載内容をもとに質問されることが多いため、完成後はコピーを保存し、面接前に確認することが勧められています。書いた数字の出所を答えられない状態は避けたいところです。

退職理由については、前向きな表現で書くことが示されています。公的資料では、郷里での親の介護を理由にUターンを希望したケースや、会社の早期退職制度を機に退職を決めたケースが事例として紹介されており、いずれも理由を簡潔に述べ、納得できる内容にまとめられています。

ここで大切なのは、事実を変えないことです。言い換えるのは評価の言葉だけで、事実はそのまま書きます。

• 「残業が多すぎた」→「業務の進め方を自分で設計できる環境で働きたい」
• 「裁量がなかった」→「企画から運用まで一貫して関わりたい」
• 「人間関係が合わなかった」→「チームで成果を分担する進め方に関心がある」

左側は現状への不満、右側は次に求めるものの形になっています。同じ事情を指していても、右側のほうが読み手は次の質問につなげやすくなります。

書く量は1〜2行で足ります。職務経歴書で詳しく説明しようとすると、実務能力を伝えるための字数が減ります。詳しい経緯は面接で聞かれたときに答える、と割り切ってください。

言いにくい事情がある場合、詳細まで書く必要はありません。範囲だけを示す書き方でも成り立ちます。

職務経歴書は、応募先ごとに内容を変えるものとされています。同じ内容を複数の企業へ使い回すのは適切ではないと明記されており、応募先の事業内容を調べ、そのニーズに合わせて応募動機をまとめることが望ましいとされています。

全部を書き直す必要はありません。変えるのは次の3か所だけで十分です。

1. 職務要約の3行目（応募先の仕事と重なる強み）
2. 職務経歴の中で、詳しく書く部分と職名だけにする部分の配分
3. 自己PRと志望動機

1番が最も効きます。同じ経歴でも、応募先が運用まで任せる職種なら「運用まで関わった経験」を、分業が進んだ職種なら「引き継ぎを前提に整えた経験」を強みとして置く、という調整です。

体裁についても、公的資料に具体的な指定があります。

• 分量はA4で1〜2枚程度にまとめる
• 本文の文字は10.5〜12ポイント程度とし、フォントを統一する
• 行間や余白を十分にとる。特に左余白は、採用担当者がファイリングするために必要
• 文章は原則として名詞止めにする。ただし自己PRと志望動機は丁寧な文体にするとよい
• 年号は和暦か西暦のどちらかに統一する。通常は和暦、外資系企業やIT企業では西暦が一般的
• 企業名などは略さず正式名称で書く（例：株式会社○○）
• 提出前に誤字・脱字や印字の不具合がないか点検する

表題は「職務経歴書」とするのが一般的で、項目を立てて読みやすくすることが示されています。手書きの場合は黒のボールペンを使い、誤字脱字や変換ミスを確認します。郵送する際は控えを取り、送付状を添付することも案内されています。

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